Procesy automatyczne

LivoLINK
Komunikacja
Oferta
Projekt
Wybór dostawcy
Fakturowanie
LivoLINK automatyzuje komunikację między użytkownikami systemu skracając czas na przekazywanie niezbędnych informacji do wykonania zlecenia. Komunikacja odbywa się za pomocą poczty e-mail. Istnieje możliwość wyłączenia komunikacji e-mailowej na rzecz bycia online w systemie. Komunikaty wysyłane do Klienta i Dostawcy mają formę szablonów które Firma może modyfikować dla własnych potrzeb.
Komunikacja z klientem

Klient otrzymuje następujące powiadomienia:

  • potwierdzenie wpłynięcia zapytania
  • oferta cenowa w mailu i w formacie pdf
  • potwierdzenie o przystąpieniu do realizacji zlecenia
  • informacja o zakończeniu zlecenia i możliwości pobrania plików 
  • automatyczne przesyłanie faktur w formacie pdf
Komunikacja z dostawcą

Dostawcy otrzymują następujące komunikaty:

  • powiadomienie o propozycji pracy 
  • odwołanie propozycji pracy
  • potwierdzenie pracy dla wybranego Dostawcy
  • informacja o wystawionych fakturach dla Dostawcy
Oferta stanowi wycenę usługi tłumaczeniowej sporządzaną przez Firmę dla Klienta.
LivoLink tworzy ofertę automatycznie na podstawie wprowadzonych atrybutów w zapytaniu.
Określenie pełnych parametrów zapytania

Określenie pełnych atrybutów usługi obejmuje:

  • określenie wymaganych atrybutów zdefiniowanych przez Firmę (np. specjalizacja dokumentu)  
  • wykonanie jakościowej i ilościowej analizy plików
  • podanie terminów realizacji
Możliwość wykonania OCR w chmurze
W przypadku kiedy plik nie jest edytowalny LivoLINK daje możliwość wykonania OCR w chmurze.
Technika OCR – Optyczne Rozpoznawanie Znaków - pozwala na wyodrębnienie tekstu do tłumaczenia z plików graficznych. Poza korzystaniem z OCR w chmurze istnieje możliwość wgrania edytowalnej wersji pliku przygotowanego poza systemem.
Analiza ilościowa
LivoLink dokonuje analizy ilościowej tekstu wykorzystując narzędzia CAT.
Przedstawia statystyki dotyczące liczby słów i znaków do tłumaczenia, cyfr oraz rodzaju powtórzeń.
Utworzenie oferty
Na podstawie analizy ilościowej oraz wykorzystania cenników, LivoLINK tworzy automatycznie ofertę. Oferta przed wysłaniem do Klienta może być edytowana przez pracownika firmy.
Wysłanie oferty i odpowiedź klienta
LivoLINK wysyła ofertę na adres e-mail oraz zapisuje w panelu Klienta. Akceptacja lub odrzucenie oferty może nastąpić bezpośrednio z poczty e-mail lub w panelu Klienta.
W przypadku odrzucenia oferty, istnieje możliwość wysłania nowej zmodyfikowanej oferty do tego samego zapytania.
LivoLINK może automatycznie wykonać czynności związane z obsługą projektów tłumaczeniowych.
Automatyzacja obejmuje przesyłanie plików projektu między kolejnymi etapami realizacji tłumaczenia i wysyłanie niezbędnych komunikatów po każdym zakończonym kroku.
Procedura automatycznego projektu obejmuje następujące procesy: wykonanie DTP, utworzenie projektu CAT, wybór dostawcy, pozostałe etapy projektu oraz automatyczne fakturowanie.
W przypadku wstrzymania procedury LivoLINK powiadomi kierownika projektu o konieczności podjęcia decyzji o dalszych krokach realizacji tłumaczenia.
Wykonanie DTP

W przypadku konieczności wykonania usługi DTP plików LivoLINK utworzy w projekcie dodatkowe zadanie, które wystąpi jako pierwsze w kolejności do realizacji. ​

Utworzenie projektu CAT

LivoLINK dokonuje szczegółowej analizy ilościowej tekstu przy użyciu narzędzi CAT wykorzystując automatycznie glosariusze, pamięci tłumaczeniowe, silniki neuronowe w zależności od rodzaju i specjalizacji dokumentu.

Wybór dostawcy

LivoLink automatycznie wyszukuje Dostawców spełniających kryteria zlecenia. ​Pełny opis procedury jest opisany w zakładce Wybór Dostawców.

Kolejne etapy projektu

System automatycznie wysyła komunikaty o możliwości rozpoczęcia pracy do dostawców odpowiedzialnych za kolejne zadania wg harmonogramu projektu.

W przypadku, gdy z jakiejś przyczyny automatyczny projekt zostanie wstrzymany, system wysyła odpowiednie powiadomienie do kierownika projektu, który podejmuje decyzję o dalszych krokach.

Po zakończeniu ostatniego zadania LivoLINK wysyła powiadomienie do klienta o możliwości pobrania plików z platformy.

Automatyczne fakturowanie

LivoLINK automatycznie generuje i wysyła faktury za wykonane usługi zgodnie z parametrami określonymi w danych rozliczeniowych Klienta.​

Wstrzymanie automatyzacji

W przypadku, gdy z jakiejś przyczyny automatyczny projekt zostanie wstrzymany, zostaje wysłane powiadomienie do kierownika projektu, który podejmuje decyzję o dalszych krokach.

LivoLink automatycznie wyselekcjonuje odpowiednich tłumaczy i samodzielnie się z nimi skontaktuje. Potwierdzi zlecenie u wybranego Dostawcy i poinformuje pozostałych o zakończeniu procesu selekcji.
Kryteria zlecenia

Dostawca w systemie posiada określone kompetencje językowe zdefiniowane przez Firmę. 

Kompetencje językowe Dostawcy muszą być zgodne z kryteriami zlecenia. LivoLINK dzieli kryteria na wymagające pełnej zgodności i kryteria spełniające pewne przybliżenia.

Kryteria wymagające pełnej zgodności mają charakter ścisły i bezwzględny – muszą być identyczne z pozycją cennikową Dostawcy, np.

  • język źródłowy i docelowy
  • rodzaj usługi
  • tryb realizacji

Kryteria opierające się na  przybliżeniach  wskazują najlepsze dopasowanie jeżeli nie występuje dopasowanie 100% . Tego typu dopasowania występują w kompetencjach hierarchicznych mających strukturę drzewa, np. specjalizacja dokumentu: Medycyna, podspecjalizacja: Onkologia

Wybór najlepszego Dostawcy

Algorytm wyboru najlepszego dostawcy działa według następujących kryteriów ustawionych wg ważności:

  • Dostawcy Dedykowani dla Klienta
  • Grupa Dostawców

Wewnątrz danej grupy o kolejności decydują poniższe kryteria:

  • native speaker języka docelowego
  • cena

Firma definiuje grupy Dostawców według własnych kryteriów.

Na podstawie wyżej wymienionych kryteriów LivoLINK tworzy listę rankingową Dostawców.

Automatyczna komunikacja z tłumaczami
System komunikuje się z Dostawcami według listy rankingowej. Procedura wysyłania zapytań jest oparta na interwałach ilościowych i czasowych definiowanych przez Firmę.

Fakturowanie odbywa się automatycznie po zakończeniu zlecenia, zgodnie z parametrami określonymi w danych rozliczeniowych kontrahenta. Określa się w nich:

  • częstotliwość wystawiania
  • odbiorca faktury

Faktury wystawiane są dla Klienta i dla Dostawcy.

Klient
Faktury dla Klienta wystawiane są zgodnie z ustawieniami w danych rozliczeniowych. Klient przed wystawieniem faktury ma możliwość zdefiniować nietypowe opisy na fakturze.
Dostawca

Wystawianie faktur dla dostawców może odbywać się na 2 sposoby:

  • Dostawca otrzymuje unikatowy rejestr który generuję numerację indywidualną dla dostawcy. W tym przypadku cały proces odbywa się automatycznie.
  • W przypadku kiedy Dostawca chce prowadzić własną numerację wtedy Dostawca uruchamia procedurę wystawiania faktur ręcznie i wstawia własną numerację.
cross linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram