Procesos automáticos

LivoLINK
Comunicación
Presupuestos
Proyectos
Selección de proveedores
Facturación
LivoLINK automatiza la comunicación entre los diferentes usuarios del sistema, reduciendo así el tiempo necesario para transmitir la información correspondiente de cada proyecto. Esta comunicación se realiza a través de correos electrónicos, aunque se puede desactivar esta opción y comunicarse en línea a través del sistema. Los mensajes que recibirá cada cliente y proveedor incluyen plantillas que la empresa podrá establecer para cada situación.
Comunicación con el cliente

El cliente recibirá los siguientes mensajes:

  • confirmación de la recepción de su solicitud
  • presupuestos por correo electrónico y en formato PDF
  • confirmación del inicio del proyecto
  • notificación de proyecto finalizado y posibilidad de descargar los archivos
  • las facturas en formato PDF emitidas automáticamente
Comunicación con el proveedor

Los proveedores recibirán los siguientes mensajes:

  • notificación de una propuesta de colaboración (proyecto)
  • cancelación de una propuesta de colaboración
  • confirmación de un proyecto
  • información sobre las facturas emitidas para el proveedor por LivoLINK
Esta sección incluye los presupuestos de los servicios de traducción que se ofrecen a cada cliente.
LivoLINK tiene la opción de crear un presupuesto de manera automática según los datos de la solicitud.
datos de la solicitud

Para elaborar un presupuesto automáticamente necesitamos:

  • establecer los datos necesarios definidos por la empresa (idiomas, especialización del texto, etc.)  
  • realizar un análisis de palabras a traducir
  • indicar la fecha de entrega
reconocimiento de texto no editable en la nube
En el caso de archivos no editables, LivoLINK ofrece la opción de conversión del texto en la nube.
OCR - Reconocimiento óptico de caracteres (por sus siglas en inglés) - es la extracción de textos que aparecen en imágenes para su traducción. Además de realizar OCR, se pueden cargar versiones editables cuyo texto ha sido extraído fuera del sistema.
ANÁLISIS
LivoLINK realiza un recuento de palabras con herramientas TAO (CAT tools).
El sistema ofrece un análisis del recuento de palabras a traducir, así como de los números, repeticiones y coincidencias con las memorias de traducción del cliente.
elaboración de presupuestos
De acuerdo con el análisis y las tarifas, LivoLINK creará un presupuesto de manera automática que podrá ser modificado por la empresa antes de enviarlo al cliente.
ENVÍO Y ACEPTACIÓN/desestimación de un presupuesto
LivoLINK envía el presupuesto por correo electrónico al solicitante, el cual puede también visualizarlo en su portal del cliente. Se puede aceptar o desestimar el presupuesto directamente en el correo o desde el portal del cliente.
Si el cliente desestima el presupuesto, tiene la opción de modificar su solicitud inicial para recibir un presupuesto nuevo.
LivoLINK realiza, por defecto y de manera automática, algunos pasos de la gestión de proyectos de traducción, lo que reduce el tiempo que dedican a ello los gestores de proyecto.
También tiene la opción de realizar proyectos 100% automáticos que incluyen los siguientes procesos: maquetación, creación del proyecto TAO, selección del proveedor, inicio de la tarea nueva tras detectar el fin de la anterior, envío de los archivos al cliente y facturación automática.
El gestor de proyectos puede intervenir en cualquier etapa del proyecto automático si fuera necesario.
MAQUETACIÓN

Si se requiere un servicio de maquetación de archivos, LivoLINK creará una tarea adicional en el proyecto, que será gestionada en primer lugar.

TRADUCCIÓN CON HERRAMIENTAS TAO

LivoLINK realizará un análisis detallado de los archivos con herramientas TAO y aplicará glosarios, memorias de traducción y motores NMT (traducción automática neuronal) en función del tipo y la especialización del texto.

selección del proveedor

LivoLINK buscará automáticamente un proveedor según los requisitos del proyecto. La descripción completa de este proceso aparece en la pestaña de Selección de proveedores.

GESTIÓN DE LOS PASOS del proyecto

El sistema notificará al proveedor responsable de la etapa en curso de que puede empezar el trabajo. Tras completar cada paso, LivoLINK notificará automáticamente al responsable del paso siguiente de que puede empezar, así hasta completar todos los pasos del proyecto.

Si, por alguna razón, se pausa un proyecto automatizado, el sistema notificará al gestor del proyecto, quien gestionará los siguientes pasos.

Cuando se completa la última tarea, LivoLINK enviará una notificación al cliente para informarle de que puede descargar los archivos en su portal.

FACTURACIÓN AUTOMÁTICA

LivoLINK generará y enviará de manera automática las facturas de los servicios prestados según los criterios especificados en los datos de facturación del cliente.

detención de la automatización

Si se detiene un proyecto por algún motivo, se enviará una notificación al gestor del proyecto, quien gestionará los siguientes pasos.

LivoLINK selecciona y contacta de manera automática con el proveedor más adecuado para cada proyecto. El software confirma el proyecto con el proveedor seleccionado y notifica al resto cuando finaliza el proceso de selección.
REQUISITOS DE SELECCIÓN

Cada proveedor cuenta con unas competencias lingüísticas específicas definidas por la empresa.

Las competencias lingüísticas de un proveedor deben coincidir con los requisitos del proyecto. LivoLINK divide estos requisitos entre aquellos que son imprescindibles y aquellos que son aproximativos.

Los requisitos imprescindibles son estrictos y absolutos - deben ser idénticos a los que aparecen en la lista de tarifas de un proveedor, como son:

  • idioma de origen y de destino
  • tipo de servicio
  • modo de entrega

Los requisitos aproximativos requieren la mejor coincidencia si no hay una coincidencia del 100%. Este tipo de coincidencia se consigue gracias a unas competencias jerárquicas, por ejemplo, especialización del documento: médica, subespecialización: oncología.

SelecCIÓN DE PROVEEDORES DE PRIORIDAD

El algoritmo selecciona al mejor proveedor según los siguientes criterios, en orden de importancia:

  • Proveedores asignados a un cliente específico
  • Grupo de proveedores

Dentro de un grupo, los siguientes criterios determinan el orden:

  • coincidencia de especialización del texto con las competencias lingüísticas del traductor
  • tarifa por palabra

La empresa define los grupos de proveedores según sus propios criterios.

Según estos criterios, LivoLINK crea una lista de clasificación de proveedores.

COMUNICACIÓN AUTOMÁTICA CON TRADUCTORES
El sistema se comunica con los proveedores según las listas de clasificación. La empresa puede definir los tiempos y la cantidad de propuestas enviadas a los proveedores.

La facturación se realiza de manera automática cuando se completa el proyecto, según los requisitos especificados en los datos de facturación del cliente. Estos incluyen:

  • frecuencia de emisión
  • destinatarios de la factura

Las facturas se envían tanto a clientes como a proveedores.

CLIENTE
Antes de emitir una factura automática, el cliente puede introducir notas adicionales a la misma, como el número de pedido interno, etc.
Double-click to edit link text.
PROVEEDORES

La facturación de los proveedores se puede emitir de 2 maneras distintas:

  • El proveedor dispone de un registro único LivoLINK que genera una numeración en las facturas emitidas para este proveedor. En este caso, todo el proceso se realiza automáticamente.
  • En el caso de que los proveedores quieran conservar su propia numeración, tendrán que introducir el número manualmente para poder emitir su factura.
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